Mais sobre este item:

Macro-Estrutura Funcional da Administração Central do Estado (MEF/ACE) é um projecto desenvolvido pela DGLAB que acabou por resultar na definição de uma tabela de classificação. Ao utilizar essa tabela como referência para a classificação dos processos, a Administração Central do Estado e, por extensão, as autarquias, estão a contribuir para uma uniformização nunca antes experimentada, da qual se espera maior eficiência nos processos de negócio, transparência, transversalidade ou interoperabilidade.

 

O projecto foi desenvolvido em 3 fases, no âmbito das políticas governamentais para a modernização administrativa:

Fase 1 - 2004-2008 - definição dos orgãos e das funções - 2004-2008;

Fase 2 - 2008-2011 -  definição de processos que são transversais a diversos orgãos da administração;

Fase 3 - 2012 - versão 2.0 - alargamento da MEF aos organismos de administração local (autarquias).

 

Actualmente, está a desenvolver-se a última fase. Em 2013, deu-se início a um processo denominado “Harmonização de classes de 3º nível em planos de classificação conformes à MEF”, com o objectivo de cumprir o Programa “Administração eletrónica e interoperabilidade semântica” (PAEIS). A adesão dos diversos organismos públicos, centrais e locais, vai acontecendo, progressivamente. A implementação do MIP (Metainformação para a Interoperabilidade) exige formação, vontade política e disponibilidade dos recursos humanos.

 

O MEF está organizado em 3 níveis. O primeiro nível é o das classes, que correspondem a funções devidamente identificadas. Cada classe é decomposta em sub-classes ou sub-funções (2ºnível). A classificação atribui uma numeração decimal segundo critérios especificados no documento oritentador. As classes e sub-classes dão origem às secções sub-secções de um arquivo.  O 3º nível é o de maior granularidade. Corresponde aos processos administrativos, cada um na sua respectiva classe e sub-classe. Em 2015, foi publicada a Lista Consolidada, mas podem ser incluídos processos que ainda não constem lista.

 

O carácter funcional do MEF está precisamente aqui. Os processos podem agregar documentos provenientes de vários orgãos e até de instituições diferentes, públicas e privadas. Os documentos seguem um percurso sem perderem o seu contexto. Por outro lado os processos, uma vez identificados, permitem criar séries. Novamente, aqui, se evidencia o aspecto funcional da gestão por processos. As séries obedecem aos mesmos critérios legais de avaliação documental. Desde que estejam definidos os prazos de conservação e de eliminação de documentação na Tabela de Selecção, a gestão dos processos torna-se mais eficiente e alguns procedimentos podem ser automatizados.

 

Ver também:

MEF, o documento - Versão 2.0, 2013 (PDF): http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/2013-03-28_MEF-v2_0.pdf 

ASIA - Avaliação suprainstitucional da informação arquivística - metodologia de avaliação documental - http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2016/03/ASIA_Doc-metodologico2016-03-10.pdf  

MIP - Metainformação para a Interoperabilidade - http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2013/10/MIP_v1-0c.pdf 

Orientações básicas: http://arquivos.dglab.gov.pt/wp-content/uploads/sites/16/2014/02/2013_Orient-3-niveis_PC-MF.pdf

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Revisto em: 20 Agosto de 2016